Zwemschool software voor zwemles planning, aanwezigheid en lespakketten

Zwemles planning per niveau, bad en zwemonderwijzer

Elke groep is een les in de agenda met een tijd, een zwemonderwijzer, een bad of baan, een niveau en een capaciteit. Laat hem elke week herhalen op de dagen die je kiest, tot het einde van je periode (tot een jaar vooruit). Elke lesduur werkt: slots van 30 minuten zet je net zo makkelijk neer als lessen van 45 of 60 minuten.

• Geen dubbele boekingen in het water. Zet je twee groepen tegelijk in hetzelfde bad of dezelfde baan, dan slaat Ateliem de tweede niet op. Voeg elke baan of lesruimte toe als eigen locatie, dan draaien groepen naast elkaar.
• Overlap bij zwemonderwijzers gesignaleerd. Geeft een zwemonderwijzer op dat moment al les, dan krijg je een waarschuwing met diens naam.
• Capaciteitswaarschuwingen. Ga je over de groepsgrootte die je voor een bad of baan hebt ingesteld, dan zie je dat vóór het opslaan.
• Privélessen. Zet één zwemmer op een les en het wordt een 1-op-1 les.
• Wijzigingen halverwege de periode in één keer. Pas één les aan, of deze en alle volgende lessen in de reeks.

Niveaus, ingericht zoals jij wilt

Ateliem legt je geen vast niveausysteem op. Je maakt je eigen. De meeste zwemscholen zetten elk niveau op als categorie, bijvoorbeeld ouder-en-kindzwemmen, watergewenning, diploma A, B en C, zwemles voor volwassenen en een selectiegroep. Lessen, lespakketten, zwemonderwijzers en mededelingen kun je aan een niveau koppelen, zodat je alle groepen van één niveau in één oogopslag ziet, een pakket voor dat niveau verkoopt en alleen die gezinnen berichten stuurt.

Gaat een zwemmer een niveau omhoog, dan schrijf je hem in voor het volgende niveau en zet je hem daar in een groep. Voor de duidelijkheid: Ateliem heeft vandaag geen vaardighedenlijsten, badges of voortgangsrapporten. Reikt je school diploma’s of rapporten uit, blijf dat dan doen met je huidige werkwijze.

Inschrijving, lespakketten en abonnementen

Een inschrijving zet een zwemmer op een niveau met een pakket: een vast aantal lessen (1 tot 99), een maand- of onbeperkt abonnement, met optionele start- en einddatum voor een periode en een bedrag. Elke keer dat de presentielijst wordt ingevuld, gaat er één les van het pakket af. Ateliem toont pakketten die bijna op zijn en pakketten die afgelopen zijn, zodat je vóór de volgende les verlengt in plaats van er achteraf achteraan te gaan.

Aanwezigheid langs de kant in een paar tikken

Zwemonderwijzers openen de les van vandaag op hun telefoon, tikken op ‘Iedereen aanwezig’ en passen alleen de uitzonderingen aan. Bij elke zwemmer staan de resterende lessen (bijvoorbeeld 2/8), een melding ‘Laatste les’ en een eventuele allergie uit het dossier. Een afgelopen pakket kun je pas afvinken als het verlengd is, zodat er geen gratis lessen tussendoor glippen. Presentielijsten van gisteren die niemand invulde, staan de volgende ochtend klaar.

Gemiste lessen en inhaallessen

Ateliem markeert zwemmers die 2 van hun laatste 6 lessen misten en toont groepen met een vrije plek in de komende 7 dagen, met een voorgestelde zwemmer van hetzelfde niveau die nog lessen over heeft. Omdat een pakket bij een niveau hoort, kun je een zwemmer aan één les in een andere groep van hetzelfde niveau toevoegen, en telt zijn pakket die les mee. Dit is een handmatige werkwijze voor inhaallessen. Er zijn geen automatische inhaaltegoeden en geen wachtlijst.

Betalingen, openstaande pakketten en achterstallige bedragen

Registreer betalingen als contant, pin, overboeking of anders, ook deelbetalingen op het bedrag van een pakket. Ateliem houdt een lijst bij van wie wat moet betalen en wat achterstallig is, en ouders zien hetzelfde saldo in hun eigen login. Ateliem verwerkt zelf geen kaartbetalingen, dus je blijft je pinapparaat, overboeking of betaallink gebruiken.

Ouders, gezondheidsinformatie en berichten

Het dossier van elke zwemmer bevat de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van een ouder, plus geboortedatum, allergieën, medicatie en medische notities. Stuur een ouder een eigen loginlink via e-mail, sms of WhatsApp. Eén ouderaccount kan meerdere kinderen volgen. Ouders zien komende lessen, aanwezigheidsgeschiedenis, resterende lessen en openstaande bedragen, krijgen je mededelingen en kunnen je in de app berichten. Pushmeldingen bij afwezigheid en leswijzigingen komen met de Ateliem-apps voor de telefoon, die eraan komen. Op het web zien ouders dezelfde informatie als ze inloggen.

Zwemonderwijzers, balie en meerdere locaties

Elke rol ziet alleen wat nodig is. Eigenaars zien alles, ook de financiën. Managers runnen de balie. Zwemonderwijzers zien hun eigen lessen, vullen de presentielijst in en berichten gezinnen. Ouders en zwemmers zien alleen hun eigen dossier. Voor meer dan één locatie voegt het Growth-abonnement onbeperkt locaties en zwemonderwijzers toe, met een locatiefilter in de agenda, de zwemmerslijst en de financiën.

Neem je zwemmerslijst mee

Importeer zwemmers uit Excel of CSV, of uit een foto van je papieren presentielijst, en Ateliem maakt de dossiers aan. Je kunt je gegevens altijd als CSV downloaden.

Gespecialiseerde zwemschoolplatforms zoals Jackrabbit Swim en iClassPro noemen op hun websites functies als online inschrijven, automatische facturatie, inhaalverzoeken, het bijhouden van vaardigheden en ouderportalen. Ze zijn sterk voor grotere scholen die gezinnen online willen laten inschrijven en betalen. Ateliem is bewust eenvoudiger: openbare prijzen, op één avond ingericht en gericht op het dagelijkse werk van rooster, presentielijst, pakketten en saldi.