Logiciel pour école de natation : planning, présences et cartes de séances

Planning des cours de natation par niveau, bassin et maître-nageur

Chaque groupe est un cours dans le planning avec un horaire, un maître-nageur, un bassin ou un couloir, un niveau et une capacité. Faites-le se répéter chaque semaine les jours de votre choix, jusqu’à la fin de la période (jusqu’à un an à l’avance). Toutes les durées fonctionnent : un créneau de 30 minutes se crée aussi facilement qu’un cours de 45 ou 60 minutes.

• Pas de double réservation dans l’eau. Si deux groupes sont placés dans le même bassin ou couloir au même moment, Ateliem n’enregistre pas le second. Créez chaque couloir ou zone comme un lieu à part, et vos groupes tournent côte à côte.
• Conflits de maîtres-nageurs signalés. Si un maître-nageur enseigne déjà à cette heure-là, vous recevez une alerte avec son nom.
• Alertes de capacité. Dépasser la taille de groupe fixée pour un bassin ou un couloir est signalé avant l’enregistrement.
• Cours particuliers. Placez un seul nageur sur un cours et il devient un cours individuel.
• Changements en cours de période en une fois. Modifiez un seul cours, ou celui-ci et tous les suivants de la série.

Des niveaux, organisés à votre façon

Ateliem ne vous impose pas de système de niveaux. Vous créez le vôtre. La plupart des écoles de natation créent une catégorie par niveau, par exemple bébés nageurs, jardin aquatique, niveaux 1 à 4, natation adultes et groupe perfectionnement. Cours, cartes, maîtres-nageurs et annonces peuvent être liés à un niveau : vous voyez tous les groupes du niveau 2 d’un coup d’œil, vous vendez une carte niveau 2 et vous n’écrivez qu’aux familles du niveau 2.

Quand un nageur passe au niveau supérieur, vous l’inscrivez au niveau suivant et l’ajoutez à un groupe. Pour être clair sur les limites : Ateliem n’a aujourd’hui ni grilles de compétences, ni badges, ni bulletins de progression. Si votre école remet des évaluations ou des diplômes, continuez avec votre outil actuel.

Inscriptions, cartes de séances et abonnements

Une inscription place un nageur dans un niveau avec une formule : un nombre de séances (1 à 99), une formule mensuelle ou illimitée, avec des dates de début et de fin facultatives pour la période et un tarif. À chaque appel, une séance est décomptée. Ateliem liste les cartes presque terminées et celles qui sont finies, pour que vous renouveliez avant le prochain cours au lieu de relancer après.

L’appel au bord du bassin en quelques gestes

Les maîtres-nageurs ouvrent le cours du jour sur leur téléphone, touchent « Tous présents » et corrigent les exceptions. Chaque nageur affiche ses séances restantes (par exemple 2/8), un repère « Dernière séance » et les allergies notées sur sa fiche. Une carte terminée ne peut pas être pointée avant son renouvellement : aucune séance gratuite ne passe entre les mailles. Les appels de la veille oubliés sont listés le lendemain matin.

Séances manquées et rattrapages

Ateliem signale les nageurs qui ont manqué 2 de leurs 6 derniers cours et liste les groupes avec une place libre dans les 7 prochains jours, avec une suggestion de nageur du même niveau qui a encore des séances. Comme une carte appartient à un niveau, vous pouvez ajouter un nageur à un seul cours d’un autre groupe du même niveau, et sa carte le décompte. C’est un fonctionnement manuel des rattrapages. Il n’y a ni crédits de rattrapage automatiques ni liste d’attente.

Paiements, cartes dues et impayés

Enregistrez les paiements en espèces, carte, virement ou autre, y compris les paiements partiels sur le tarif d’une carte. Ateliem tient la liste de qui doit quoi et de ce qui est en retard, et les parents voient le même solde dans leur accès. Ateliem n’encaisse pas lui-même les cartes bancaires : vous continuez à utiliser votre terminal, le virement ou un lien de paiement.

Parents, informations de santé et messages

La fiche de chaque nageur contient le nom, l’e-mail et le téléphone d’un parent, ainsi que la date de naissance, les allergies, les traitements et les notes médicales. Envoyez à un parent son lien d’accès par e-mail, SMS ou WhatsApp. Un même compte parent peut suivre plusieurs enfants. Les parents voient les prochains cours, l’historique des présences, les séances restantes et ce qui reste dû, reçoivent vos annonces et peuvent vous écrire dans l’app. Les notifications push en cas d’absence ou de changement de cours arriveront avec les apps mobiles Ateliem, en préparation. Sur le web, les parents voient les mêmes informations en se connectant.

Maîtres-nageurs, accueil et plusieurs sites

Chaque rôle ne voit que ce dont il a besoin. Les gérants voient tout, finances comprises. Les responsables gèrent l’accueil. Les maîtres-nageurs voient leurs propres cours, font l’appel et écrivent aux familles. Parents et nageurs ne voient que leur propre fiche. Pour plusieurs sites, la formule Croissance ajoute des lieux et des maîtres-nageurs illimités, avec un filtre par lieu dans le planning, la liste des nageurs et les finances.

Importez votre liste de nageurs

Importez vos nageurs depuis Excel ou CSV, ou depuis une photo de votre registre papier, et Ateliem crée les fiches. Vous pouvez télécharger vos données en CSV à tout moment.

Les plateformes spécialisées pour écoles de natation comme Jackrabbit Swim et iClassPro mettent en avant sur leurs sites des fonctions comme l’inscription en ligne, la facturation automatique, les demandes de rattrapage, le suivi des compétences et les portails parents. Ce sont de bonnes options pour les grandes écoles qui veulent que les familles s’inscrivent et paient en ligne. Ateliem est volontairement plus simple : des prix publics, une mise en place en une soirée, et l’essentiel du quotidien — planning, appel, cartes et soldes.