Software für Schwimmschulen: Kursplanung, Anwesenheit und Kurspakete

Schwimmkurse planen nach Stufe, Becken und Schwimmlehrer

Jede Gruppe ist eine Stunde im Kalender mit Uhrzeit, Schwimmlehrer, Becken oder Bahn, Stufe und Kapazität. Lass sie jede Woche an den gewünschten Tagen wiederholen, bis zum Ende des Kurszeitraums (bis zu ein Jahr im Voraus). Jede Stundenlänge funktioniert: 30-Minuten-Slots sind genauso schnell angelegt wie 45 oder 60 Minuten.

• Keine Doppelbelegung im Wasser. Werden zwei Gruppen zur gleichen Zeit ins selbe Becken oder auf dieselbe Bahn gelegt, speichert Ateliem die zweite nicht. Leg jede Bahn oder jeden Bereich als eigenen Ort an, dann laufen Gruppen nebeneinander.
• Überschneidungen bei Schwimmlehrern. Unterrichtet ein Schwimmlehrer zu dieser Zeit schon, bekommst du eine Warnung mit seinem Namen.
• Kapazitätswarnung. Überschreitest du die Gruppengröße, die du für ein Becken oder eine Bahn festgelegt hast, wird das vor dem Speichern angezeigt.
• Einzelunterricht. Setz ein Kind allein auf eine Stunde, und sie wird zur 1:1-Stunde.
• Änderungen mitten im Kurs in einem Schritt. Bearbeite nur eine Stunde oder diese und alle folgenden der Serie.

Stufen, so wie du sie aufbaust

Ateliem schreibt dir kein festes Stufensystem vor. Du legst deine eigenen an. Die meisten Schwimmschulen führen jede Stufe als Kategorie, zum Beispiel Eltern-Kind-Schwimmen, Seepferdchen-Kurs, Stufe 1 bis 4, Erwachsenen-Schwimmkurs und Trainingsgruppe. Stunden, Kurspakete, Schwimmlehrer und Mitteilungen lassen sich einer Stufe zuordnen – so siehst du alle Gruppen der Stufe 2 auf einen Blick, verkaufst ein Paket für Stufe 2 und schreibst nur den Familien der Stufe 2.

Steigt ein Kind auf, meldest du es in der nächsten Stufe an und setzt es dort in eine Gruppe. Damit die Grenzen klar sind: Ateliem hat heute keine Checklisten für Fertigkeiten, keine Abzeichen und keine Fortschrittsberichte. Wenn deine Schule Zeugnisse oder Abzeichen ausstellt, mach das weiter wie bisher.

Anmeldung, Kurspakete und Mitgliedschaften

Eine Anmeldung setzt ein Kind mit einem Paket in eine Stufe: eine feste Zahl an Stunden (1 bis 99), ein Monats- oder ein Flatrate-Tarif, optional mit Start- und Enddatum für den Kurszeitraum und einer Gebühr. Bei jeder Anwesenheit wird eine Stunde vom Paket abgezogen. Ateliem listet fast aufgebrauchte und beendete Pakete auf, damit du vor der nächsten Stunde verlängerst, statt danach hinterherzulaufen.

Anwesenheit am Beckenrand mit wenigen Tipps

Schwimmlehrer öffnen die heutige Stunde am Handy, tippen auf „Alle anwesend“ und ändern nur die Ausnahmen. Bei jedem Kind stehen die Reststunden (z. B. 2/8), ein Hinweis „Letzte Stunde“ und eine eingetragene Allergie. Ein aufgebrauchtes Paket lässt sich erst nach der Verlängerung markieren – so rutschen keine Gratisstunden durch. Liegengebliebene Listen vom Vortag erscheinen am nächsten Morgen.

Verpasste Stunden und Nachholtermine

Ateliem markiert Kinder, die 2 ihrer letzten 6 Stunden verpasst haben, und listet Gruppen mit freiem Platz in den nächsten 7 Tagen auf – mit einem Vorschlag für ein Kind derselben Stufe, das noch Stunden übrig hat. Da ein Paket zu einer Stufe gehört, kannst du ein Kind für eine einzelne Stunde in eine andere Gruppe derselben Stufe setzen, und sein Paket zählt sie mit. Das ist ein manueller Ablauf für Nachholstunden. Automatische Nachholguthaben und eine Warteliste gibt es nicht.

Zahlungen, offene Pakete und überfällige Beträge

Erfasse Zahlungen als bar, Karte, Überweisung oder Sonstiges – auch Teilzahlungen auf die Gebühr eines Pakets. Ateliem führt eine Liste, wer was schuldet und was überfällig ist, und Eltern sehen denselben Stand im eigenen Login. Ateliem zieht selbst keine Kartenzahlungen ein; du nutzt weiter dein Kartenterminal, Überweisung oder Zahlungslink.

Eltern, Gesundheitshinweise und Nachrichten

Zu jedem Kind gehören Name, E-Mail und Telefon eines Elternteils sowie Geburtsdatum, Allergien, Medikamente und medizinische Hinweise. Schick Eltern ihren eigenen Login-Link per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Ein Elternkonto kann mehrere Kinder verfolgen. Eltern sehen kommende Stunden, Anwesenheit, Reststunden und offene Beträge, bekommen deine Mitteilungen und können dir in der App schreiben. Push-Benachrichtigungen bei Abwesenheit und Stundenänderungen kommen mit den Ateliem-Apps fürs Handy, die in Arbeit sind. Im Web sehen Eltern dieselben Informationen nach dem Einloggen.

Schwimmlehrer, Empfang und mehrere Standorte

Jede Rolle sieht nur, was sie braucht. Inhaber sehen alles, auch die Finanzen. Manager führen den Empfang. Schwimmlehrer sehen ihre eigenen Stunden, erfassen die Anwesenheit und schreiben Familien. Eltern und Kinder sehen nur ihren eigenen Eintrag. Für mehrere Standorte bietet der Tarif Growth unbegrenzt viele Standorte und Schwimmlehrer – mit Standortfilter in Kalender, Schülerliste und Finanzen.

Bring deine Teilnehmerliste mit

Importiere Kinder aus Excel oder CSV oder aus einem Foto deiner Papierliste, und Ateliem legt die Einträge an. Deine Daten kannst du jederzeit als CSV herunterladen.

Spezialisierte Plattformen für Schwimmschulen wie Jackrabbit Swim und iClassPro nennen auf ihren Websites Funktionen wie Online-Anmeldung, automatische Abrechnung, Nachholanfragen, Fortschrittsverfolgung und Elternportale. Sie sind eine starke Wahl für größere Schulen, die Familien online anmelden und bezahlen lassen wollen. Ateliem ist bewusst einfacher: veröffentlichte Preise, an einem Abend eingerichtet, und konzentriert auf die tägliche Arbeit mit Stundenplan, Anwesenheit, Paketen und offenen Beträgen.